Jak zaoszczędzić czas w pracy?

 

Oprócz zapewnienia sobie odpowiedniego narzędzia do monitorowania zarówno swojej działalności jak i innych, warto skupić się na chwilę na własnych możliwościach. Dzięki statystykom zawartym w oprogramowaniach możemy ocenić ile godzin poświęciliśmy na dany projekt, bądź jak długo dany pracownik wykonywał powierzone mu zadanie. Jednak jak ocenić, czy mógł zrobić to szybciej? Czy da się zmierzyć jego entuzjazm/chęci przy wykonywaniu go? Czy możemy wyliczyć ile czasu zjadły mu “zbędne” czynności?

Często nieświadomie popełniamy błędy, które odbijają się na naszej produktywności w pracy. Mogę one być odzwierciedleniem naszego samopoczucia, bądź niepotrzebną rutyną, którą nieświadomie powtarzamy. Mieszanie życia osobistego z pracą, czyli np. nadmierne plotkowanie w biurze czy żmudna odprawa w pracy są zwyczajami, który można bardzo często spotkać w strukturze firmy. Nie byłoby w tym nic złego, gdyby nie pożerało cennego czasu. Z tego względu podzieliłam obie te zależności kolejno na dwie kategorie: wewnętrzne oraz zewnętrzne.

Obie kategorie czynników mogą mieć na siebie wpływ i przenikać się nawzajem. Dla przykładu często efektem np. złego samopoczucia jest poszukiwanie pocieszenia w rozmowie z innym współpracownikiem, bądź częstsze podjadanie i w efekcie odrywanie się od wykonywanych zadań. Jednak kategorie te mają pomóc przy zmianach zarówno dla małego jak i dużego przedsiębiorstwa. W małym firmowym gronie jak właściciele możemy mieć wpływ na poszczególne jednostki. W dużej może to być nie tyle niemożliwe, co mocno czaso- i pracochłonne.

 

Czynniki wewnętrzne:

  • Rozmyślanie o pracy nie jest rzeczą do końca złą, bowiem analizowanie własnych decyzji i wyciąganie z nich wniosków jest pomocne w przyszłości. Jednak zamiast zastanawiać się i użalać w nieskończoność nad własną nieporadnością, warto wykonać zryw i podjąć działanie mające na celu naprawienie sytuacji, prawda?
  • Nie wolno zapominać, iż wszystko jest w naszej głowie. Pozytywne nastawienie do tego co robimy może wydawać się tanią poradą, rodem z kolorowego czasopisma o niewielkim nakładzie. Jednak wiele razy zauważyłam, że zniechęcenie i marazm to niedobrzy towarzysze pracy. Warto się ich pozbyć.
  • W natłoku zadań można się zagubić – to jasne. Jednak przełączanie się pomiędzy różnymi zadaniami wymaga każdorazowo ponownego skupienia się na nim, obniżając naszą efektywność. Skupiajmy się na jednej rzeczy na raz.
  • Realizowanie kilku projektów na raz może także doprowadzić do poczucia bezsilności i nieefektywności. Na koniec dnia może się okazać – jeżeli rozpoczęliśmy wiele zadań na raz – że nie będzie widocznych efektów. Z tego względu dużo lepszym systemem jest rozpoczynanie i kończenie jednego zadania na raz. Jeżeli nie jest to możliwe, warto wprowadzić etapowe ramy czasowe, wedle których np. godzinę poświęcamy na projekt x, dwie na y i znów jedną na x.
  • Trzymanie się na siłę starego planu również może być stratą czasu w pracy. Jeżeli nowy plan nie spełnia swoich założeń nie trzeba kurczowo się go trzymać. Elastyczność i łatwość dostosowania się do nowych sytuacji to przydatna cecha.
  • Stres i adrenalina pozwalają nam pracować dłużej oraz intensywniej. Jednak takie nadmierne obciążanie organizmu, by uzyskać trochę czasu “na zapas” nie prowadzi do niczego dobrego. Eksploatując się, poświęcimy więcej czasu na wykonanie zadania niż zazwyczaj.

 

Czynniki zewenętrzne:

  • “Pośpiech to zły doradca” czy “śpiesz się powoli” nie są czczymi frazesami, choć czasem może się tak wydawać. Wykonując czynności w pośpiechu często okazuje się, że popełniliśmy w trakcie ich wykonywania mnóstwo błędów. Efektem tego jest konieczność ponownego sprawdzenia samego siebie (nawet kilka razy), co zajmuje dodatkowy czas.
  • Potrzebę kontrolowania procesów zachodzących w projektach opisywałam w artykule pt. ”Czy muszę nadzorować projekty?”. Jednak sądzę, że warto w tym miejscu zaznaczyć, iż nie tylko jako właściciel biznesu powinieneś mieć rękę na pulsie. Pracownicy także powinni kontrolować jak rozdzielają między sobą zadania, oraz jak się z nich wywiązują.
  • Aby zrobić krok na przód czasem trzeba zrobić go w tył. To będzie potrzebne przy przyznaniu się przed samym sobą, iż nie wszystko jesteśmy w stanie zapewnić. Przykładem może być witryna internetowa przedsiębiorstwa. Ważnym jest, aby była profesjonalna, przejrzysta, z dobrym designem. Nie wolno na tym oszczędzać, toteż realizowanie jej samemu, jeżeli nie znamy się na tym temacie, nie wchodzi w grę. Warto inwestować w usługi profesjonalistów – nie można wszystkiego wykonać w pojedynkę na wysokim poziomie.
  • Dostawca internetu często resetuje połączenie? Drukarka często się psuje? Komputer ma stary system i się zawiesza, bądź wolno pracuje? Znajdź słabe ogniwa i rozpraw się z nimi – zapewne z początku będziesz zmuszony wydać kilkaset złotych, lecz wierz mi, że kwota ta zwróci się w szybkim tempie.
  • Optymalizowanie drobnych czynności również może być pomocne. Kopiując coś na kartę pamięci nie trzeba wpatrywać się w pasek postępu. Można w tym czasie przejrzeć otrzymane wiadomości.

 

Powyższe zmiany powinny być przede wszystkim długoterminowe, aby móc realnie zaoszczędzić czas w pracy. Po ugruntowaniu nowej rutyny i odzwyczajeniu się od starych nawyków (gdzie my się nauczyliśmy?), poprawi się nie tylko efektywność pracy, lecz samopoczucie zespołu. Z tego względu warto ich zaangażować, bowiem firma to pracownicy, a szczęśliwi pracownicy, to firma pełna sukcesów.

 

2 myśli na temat “Jak zaoszczędzić czas w pracy?

  1. Najważniejsze to wykonywać jedno zadanie po drugim, nigdy wszystkiego na raz. Dzięki temu możemy zaplanować pracę, mieć wszystko dobrze poukładane, a co najważniejsze wszystko zrobimy na czas, nie potykając się po drodze.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.