Dlaczego potrzebna mi wizualizacja zadań?


 

Wyobraźmy sobie taką sytuację: prowadzimy własny biznes, w końcu udało przejść przez urzędy i papierkową robotę. Jesteśmy szczęśliwi. Zatrudniamy ludzi, firma się rozrasta, nasz pomysł to strzał w dziesiątkę… Pracuje już u nas ponad dziesięć osób. Komunikacja między nimi jest jeszcze znośna, choć pozostawia coraz więcej do życzenia. Coraz częściej wyjeżdżamy na spotkania służbowe, zdobywamy więcej zleceń, musimy pamiętać o coraz większej ilości zadań, nie tylko dla siebie, ale i tych, które możemy przekazać pracownikom. Jesteśmy zmuszeni polegać na innych. Czy jednak na pewno? Czy możemy mieć wpływ na tą zależność?


Oczywiście! Pierwszym krokiem jest uzmysłowienie sobie, iż nawet w kilku-osobowiej firmie warto zainwestować w program, który usprawni nam codzienność. Zarządzanie, monitorowanie działań zarówno wewnątrz jak i poza firmą, oraz zapewnienie prawidłowego przepływu informacji jest obowiązkiem każdego właściciela biznesu. Program do wizualizacji zadań pomoże nam nie tylko uporządkować sferę biznesową, lecz także może stać się pomocnikiem w życiu prywatnym.

Narzędzie, które najlepiej sprawdza się zarówno w firmie jak i w życiu prywatnym jest oprogramowanie bazujące na tablicach Kanban. Czym jest ten system? Pisać można by o nim dużo, lecz najlepiej określa go siedem sformułowań – żadnych: braków, opóźnień,  zapasów, kolejek, bezczynności, przemieszczeń oraz zbędnych operacji technologicznych i kontrolnych. Brzmi dobrze? Tak właśnie jest!

Tablice Kanban złożone są zazwyczaj z trzech kolumn – do zrobienia, w trakcie wykonania oraz zakończone. Odpowiadają one statusowi zadań, które – nie ważne, czy jako pracownik, czy kierownik – mamy do wykonania. Projekt zawsze dzieli się na przynajmniej kilka zadań. Dzięki stworzeniu odpowiednich wytycznych na tablicach Kanban będziemy mogli jednym rzutem oka ocenić jego postęp.

Ponadto, niektóre z programów oferują oznaczenie zadań jako prywatne. Choć nie jestem do końca przekonana o słuszności tego pomysłu (może to spowodować zamieszanie na tablicach w przypadku ich zbyt dużej ilości), jest to z pewnością ciekawa opcja.
Podsumowując – program do wizualizacji zadań jest niezbędny w każdej firmie. Nie wolno się oszukiwać, że możemy sobie bez niego poradzić. W początkowej fazie prowadzenia firmy, jest to oczywiście możliwe, lecz czy warto sobie utrudniać życie? Po wybraniu i wdrożeniu odpowiedniego programu kontrolowanie, monitorowanie oraz przepływ informacji w przedsiębiorstwie stanie się znacznie bardziej czytelny i przyśpieszy codzienne funkcjonowanie firmy. A przecież o to chodzi, prawda?

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.