Jaki program do fakturowania wybrać?

faktury

Zakładając własny startup często zapominamy, że wiąże się on z prowadzeniem licznej dokumentacji. Jej najlepszym przykładem jest faktura, konieczna przy potwierdzeniu sprzedaży. Jest to jeden z najistotniejszych pokwitowań, z którym mają do czynienia przedsiębiorcy. Bez faktury znacznie trudniej jest wyegzekwować zapłatę od klienta, ponieważ to właśnie ona potwierdza, że doszło do transakcji. Dodatkowo dzięki stałej dokumentacji, firmy mogą monitorować przychody i koszty zleceń.

Na szczęście, do wyboru mamy wiele sposobów na jej wystawienie. Możemy to zrobić na gotowym formularzu, w edytorze tekstu, w arkuszu kalkulacyjnym, czy nawet na kartce papieru. Te wszystkie wymienione metody wymagają jednak większego nakładu pracy, niż w przypadku programu do wystawiania faktur.

 

Rynek oferuje nam dużą ilość tego typu rozwiązań, które są zazwyczaj płatne. Co jednak w przypadku, w którym nie chcemy ponosić dodatkowych kosztów i chcielibyśmy zdecydować się na bezpłatny program do wystawiania faktur?

Nasycenie rynku tego typu aplikacjami sprawia, że nie zawsze jesteśmy pewni, czego właściwie w końcu potrzebujemy. Czy powinniśmy zapłacić za rozszerzenie konta, czy wystarczy nam podstawowa wersja? Czy konieczna jest opcja modyfikowania wyglądu faktury? Albo opcja potwierdzenia jej otrzymania?

Program powinien być pomocny, z przyjaznym interfejsem i największą ilością darmowych opcji – to założenie, z którym zgodzi się każdy poszukujący. Z tego względu wymienię poniżej trzy funkcjonalności które, moim zdaniem, są najistotniejsze:

 

  1. Tablica zadań

Choć nie jest to opcja, którą zapewniają wszystkie programy – warto ją mieć. W natłoku informacji, zdarza nam się zapomnieć o nadchodzących terminach bądź zadaniach – jesteśmy w końcu ludźmi, a nie maszynami. Z tego względu uważam za istotne, by dobierając program do fakturowania, pokusić się o zapewnienie sobie narzędzia z tablicą zadań.

  1. Monitorowanie dochodów i kosztów zleceń

To także ważny element, który powinien zawierać każdy program. Prowadzimy firmę, więc chcemy mieć pod kontrolą co dzieje się z naszymi finansami. Zebranie wszystkich tych informacji w jednym miejscu, pozwala na szybkie zorientowanie się w obecnej sytuacji naszego przedsiębiorstwa. Ponadto, jeżeli program jest w stanie przedstawić nam te dane w przyjaznej, prostej formie za pomocą wykresu, możemy także odnieść się do wybranych sytuacji finansowych, które miały miejsce przed kilkoma miesiącami. Tak więc monitorowanie przychodów i kosztów jest opcją, którą warto wziąć pod uwagę przy wyborze oprogramowania.

  1. Logo firmy

Wystawiając fakturę dobrze jest się upewnić, że nie widnieje na niej logo programu, którego używamy (np. CudBee czy InvoiceMaschineP w wersji darmowej). Co więcej, prawo daje nam możliwość by modyfikować wygląd faktury. Mogą pojawić się na niej dodatkowe informacje o naszej działalności, czy logo firmy, dopóty dopóki pozostanie czytelna. Dzięki takim zabiegom zwiększamy szansę na to, iż klient wzrokowo zapamięta naszą markę. Z tego względu warto zapewnić sobie opcję personalizacji faktur

 

Podane wyżej wytyczne są zazwyczaj płatne. Trudno znaleźć program w całości darmowy, który spełniałby wszystkie powyższe warunki. Nie można się temu dziwić – za dobre, profesjonalne usługi trzeba zapłacić, a w przypadku, gdy mają pomagać, nie tylko przy fakturowaniu, a i przy monitorowaniu kosztów i przychodów zleceń, codziennym organizowaniem zadań, które jest możliwe dzięki tablicy zadań, warto poświęcić kilka dolarów, by poprawić sprawność działania naszego przedsiębiorstwa.

 

Uważam, że te najbardziej rozszerzone plany są dla świeżo rozwijającego się startupu zbędne. Jednak przy wyborze programu do fakturowania, warto pamiętać, iż nasze przedsiębiorstwo nie zawsze będzie małe. Warto wyjść kilka kroków w przyszłość i zastanowić się, jaki budżet będziemy chcieli przeznaczyć na rozszerzoną wersję, gdy nasza firma stanie się większa.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.